Správa registratúry

Zákon č. 395/2002

Správa registratúry je zabezpečovanie evidovania, tvorby, ukladania a ochrany registratúrnych záznamov, zabezpečovanie prístupu k nim a zabezpečenie ich vyraďovania.

Správu registratúry definuje zákon NR SR č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach.
Ukladá pôvodcom registratúry (t.z. každému, čo svojou činnosťou vytvára nejaké záznamy) povinnosť zabezpečiť ich odbornú správu.
Pod odbornou správou sa rozumie:

• evidencia všetkých záznamov,
• ich bezpečné a účelné uloženie,
• a riadne vyradenie po uplynutí lehoty uloženia.

Obeh registratúrnych záznamov

Registratúrnym záznamom sa stáva každý dokument - ľubovoľného formátu (list, fax, e-mail, ...), ktorý obsahuje nejakú informáciu a vznikol v organizácii, alebo bol doručený do organizácie.

Záznamy musia byť od okamihu ich vzniku, resp. doručenia, presne evidované v registratúrnom denníku. Tu im je pridelené jedinečné evidenčné číslo, pomocou ktorého je záznam jednoznačne identifikovateľný po celý čas jeho existencie (počas jeho riešenia i po uskladnení v príručnej registratúre útvarov alebo centrálnom registratúrnom stredisku).

Spolu súvisiace registratúrne záznamy (vytvorené/prijaté v rámci riešenia jedného podnetu) sa vkladajú do spisu. Po doriešení podnetu sa celý spis uzavrie.

Uzavreté - vybavené spisy zostávajú v príručných registratúrach organizačných útvarov po dobu 2 rokov, pre prípadné ďalšie potreby organizačných útvarov.
Po uplynutí tejto lehoty sa presúvajú do registratúrneho strediska organizácie, kde zostávajú až do uplynutia lehoty ich uloženia.
Spisy, ktorým uplynula lehota uloženia, sú vyraďované podľa ich dokumentárnej hodnoty:

• odovzdávané príslušným archívom do trvalej archívnej starostlivosti - ak majú trvalú dokumentárnu hodnotu,
• zničené - ak nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu.

O dokumentárnej hodnote registratúrnych záznamov rozhoduje príslušný archív vo vyraďovacom konaní. Vyraďovanie pozostava z prípravy vyraďovacieho konania a z vyraďovacieho konania. Vyraďovanie prebieha najmenej raz za päť rokov.

Úloha archívov

Úlohou archívov je zabezpečiť zachovanie archívnych dokumentov pre budúce generácie.
Archívnymi dokumentami sú písomné, obrazové, zvukové a iné záznamy pochádzajúce z činnosti štátnych orgánov, obcí a iných právnických osôb i z činnosti fyzických osôb, ktoré s ohľadom na svoj historický, politický, hospodársky alebo kultúrny význam majú trvalú dokumentárnu hodnotu.

Automatizovaná alebo neautomatizovaná správa registratúry

Správa registratúry môže byť vedená dvomi spôsobmi: automatizovane alebo neautomatizovane.

Neautomatizovaný systém používa klasickú "papierovú evidenciu" registratúrnych záznamov.

Oveľa efektívnejší je automatizovaný systém správy registratúry, ktorý používa na evidovanie záznamov a spisov výpočtovú techniku so špecializovaným softvérom.
Automatizovaná správa môže pokrývať iba časť správy registratúry ale i celý systém správy registratúry (t.z. zaznamenávať celý životný cyklus záznamov, od ich zaevidovania, cez priebeh vybavenia až po uloženie v príručnej registratúre jednotlivých útvarov a nakoniec vyradenie z registratúrneho strediska).

Požiadavky na zabezpečenie správy registratúry

Správa registratúry musí byť organizačne, personálne, priestorovo a materiálno-technicky dobre zabezpečená.

Spôsob manipulácie so záznamami a ich bezpečné uloženie je definované v Registratúrnom poriadku a Registratúrnom pláne, ktoré musí mať vypracované každý správca registratúry.

Registratúrny poriadok opisuje postup jednotlivých útvarov organizácie pri manipulácii so záznamami/spismi a pri ich vyraďovaní.
Registratúrny plán určuje systém ukladania spisov. Triedi registratúru do vecných skupín, určuje spisom registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia.

Materiálno-technické vybavenie priestorov určených pre registratúry organizačných útvarov a registratúrne stredisko organizácie musí byť :

• účelné - umožňujúce ľahkú orientáciu v archivovaných dokumentoch,
• bezpečné - zabezpečujúce dokumenty pred znehodnotením, poškodením alebo odcudzením.

Personálne pozície priamo zabezpečujúce jednotlivé úkony správy registratúry musia byť obsadené odborne kvalifikovanými zamestnancami a ich ďalší odborný rast musí priebežne pokračovať.