Pojmy používané pri správe registratúry

Archív

odborné pracovisko, ktoré preberá, eviduje, ochraňuje a sprístupňuje archívne dokumenty

Archívny dokument

záznam s trvalou dokumentárnou hodnotou

Doručovací zošit / kniha

zošit/kniha, do ktorého sa potvrdzuje prebratie zásielok

Evidenčná pomôcka

pomôcky slúžiace na evidenciu registratúrnych záznamov, napríklad registratúrne denníky, doručovacie zošity, registre, kartotéky

Lehota uloženia

počet rokov, počas ktorých je registratúrny záznam potrebný pre činnosť pôvodcu registratúry; lehota uloženia začína plynúť 1. januára roku nasledujúcom po roku, v ktorom bol spis uzatvorený

Lokačný prehľad

pomôcka slúžiaca na orientáciu v registratúrnom stredisku, označujúca presné umiestnenie jednotlivých častí registratúry

Podanie

každý podnet, ktorý organizácia prijala na úradné vybavenie

Pôvodca registratúry

právnická alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej vznikla registratúra

Predarchívna starostlivosť

súhrn odborných činností, ktoré vykonáva archív pri preberaní archívnych dokumentov do archívu

Registratúra

súbor všetkých registratúrnych záznamov pochádzajúcich z činnosti organizácie a všetkých záznamov organizácii doručených, ktoré boli zaevidované v registratúrnom denníku a bolo im pridelené číslo spisu

Registratúrna značka

symbol ustanovený registratúrnym plánom pre určitý spis - skupinu spisov, určujúci ich miesto v registratúre

Registratúrne stredisko

miesto, kde sa ukladajú a ochraňujú vybavené spisy organizácie do uplynutia predpísaných lehôť uloženia a do ich vyradenia

Registratúrny denník

základná evidenčná pomôcka správy registratúry; obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení, odoslaní záznamov, ale i o uložení a vyradení spisov a špeciálnych druhov záznamov

Registratúrny plán

pomôcka na účelné a systematické označovanie a ukladanie spisov. Člení registratúru do vecných skupín, určuje spisom miesto v registratúre pridelením registratúrnej značky, určuje spisom znak hodnoty a lehotu uloženia

Registratúrny poriadok

interná norma, ktorá upravuje postup útvarov organizácie pri organizovaní manipulácie s registratúrnymi záznamami a spismi, ako aj pri náležitom a pravidelnom vyraďovaní spisov

Registratúrny záznam

informácia, ktorú organizácia zaevidovala v registratúrnom denníku

Spis

súbor registratúrnych záznamov, ktoré vznikli pri vybavovaní jednej veci a organizácia ich zaevidovala v registratúrnom denníku.

Spisový obal

neoddeliteľná súčasť spisu; zakladajú sa do neho jednotlivé registratúrne záznamy (podania a vybavenia) spolu s prílohami

Spracovateľ

pracovník, ktorý bol poverený vybavením registratúrneho záznamu alebo spisu

Správa registratúry

organizovanie manipulácie so záznamami a spismi (prijímanie, triedenie, evidovanie, obeh, tvorba, vybavovanie, odosielanie, ukladanie, ochrana), náležité a pravidelné vyraďovaie spisov, ale i starostlivosť o personálne obsadenie, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie správy registratúry organizácie

Správca registratúry

zamestnanec organizácie, ktorý metodicky usmerňuje jej zamestnancov na úseku správy registratúry

Vybavenie

záznam obsahujúci informáciu o spôsobe vybavenia podania

Zásielka

záznam pri odosielaní a doručovaní adresátovi

Záznam

písomná, obrazová, zvuková, alebo iným spôsobom zaznamenaná informácia, ktorá pochádza z činnosti organizácie, alebo bola organizácii doručená

Znak hodnoty

znak A vyjadruje trvalú dokumentárnu hodnotu spisov; spisy bez uvedeného znaku hodnoty nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu