Automatizovaná správa registratúry

Automatizovaným systémom správy registratúry sa rozumie evidovanie registratúrnych záznamov pomocou výpočtovej techniky a špecializovaného softvéru.

Základnou podmienkou, ktorú musí automatizovaný systém správy registratúry spĺňať je súlad s príslušnou platnou legislatívou. Musí spĺňať nielen slovenské, ale i medzinárodné normy.

Existuje niekoľko druhov automatizovaných systémov správy registratúry:

• systémy evidujúce registratúrne záznamy v papierovej forme,
• systémy evidujúce registratúrne záznamy v elektronickej forme (elektronický záznam je digitálny záznam spracovávaný pomocou výpočtovej techniky),
• systémy evidujúce registratúrne záznamy v oboch formách (papierové i elektronické).

Automatizované systémy zameriavajúce sa len na evidenciu registratúrnych záznamov sú dostačujúce iba pre malé firmy. Ponúkajú možnosť vyhľadávania v databáze záznamov, ale nedokážu sledovať obeh záznamov, postup vybavenia, atď.

Veľké organizácie, v ktorých s registratúrnymi záznamami pracuje viac pracovníkov, potrebujú mať neustále prehľad o stave vybavenia jednotlivých podaní, potrebujú zaznamenať celý obeh registratúrneho záznamu - od jeho prvotného zaevidovania až po vyradenie do predarchívnej starostlivosti.

Komplexný systém pre automatizovanú správu registratúry umožňuje evidovať registratúrne záznamy papierové i elektronické. Dokáže zabezpečiť jednotný postup pri manipulácii so záznamami, automatické evidovanie, spracovávanie, uchovávanie, sprístupňovanie a vyraďovanie záznamov/spisov. Sleduje aktuálny stav vybavenia, zaznamenáva históriu vybavenia záznamov/spisov, sleduje plnenie a dodržiavanie termínov.